Wie es uns gelingt im Strom von SMS, Mail + Co. nicht zu ersaufen.

Laut einer Umfrage des britischen Henley Management College sind Emails für viele Führungskräfte eine Plage, die täglich bis zu 40 Minuten wertvolle Arbeitszeit vernichtet. Nicht so für die Digital Natives. Denken Sie jetzt an ein kleines Volk im Amazonasbecken, das mit Blasrohr und Lendenschurz auf die Jagd geht? Falsch, es handelt sich um ein Volk das immer in unserer Nähe ist. Mal im Büro nebenan, aber auch gern in unserer Küche bzw. Wohnzimmer. Sie haben im Hirn eine große Festplatte, im Herzen einen schnellen Prozessor und an den Fingern eine vollwertige QWertz Tastatur. In meinem engeren Familienumfeld finden sich einige dieser Exemplare. Meist jüngeren Datums, Rechtsstatus junge Erwachsene, Familienstand eher ledig verstehen sie sich ausgesprochen gut darauf Email, SMS + Co. zu nutzen. Menschen meiner Generation werden von ihnen voller Respekt und mit Bewunderung betrachtet. Ganz so als würden sie im Naturkundlichen Museum vor einem Neandertaler stehen. „Schau mal wie niedlich, der gehörte noch zu denen, die sich von Email und SMS täglich bis zu 40 Minuten Arbeitszeit klauen ließen. Ist der nicht putzig? Doch jetzt schlagen wir Neandertaler zurück.

Laut einer BitKom Umfrage haben 54% Prozent aller Deutschen eine private Emailadresse. Im beruflichen Alltag gehe ich persönlich allerdings von einer 100%igen Abdeckung aus. Niemals ist es mir im vergangenen Jahr passiert, dass ich einen Gesprächspartner nicht auch per Email erreichen konnte. Was ich außerdem aus eigener Erfahrung bestätigen kann, ist die deutliche Zunahme von Emails. Nicht selten laufen bis zum Abend, an einem normalen Wochentag, zwischen 50 und 100 Emails auf. Oftmals lauter „doofes Zeug, das ich nicht wirklich wissen will“, wie mir die Geschäftsführerin einer Klinik sagte. Dennoch müssen wir uns die Frage stellen, was daran problematisch ist. Ist es einfach nur die zunehmende Menge, die Technik oder die missbräuchliche Nutzung eines an sich sinnvollen Instrumentes? Ich bin eher überzeugt davon, dass weder die Technik noch die Menge das Problem sind. Wir sind es oder um genauer zu sein, es ist unser Umgang mit Email + Co.

Wie Miriam Meckel in ihrem Buch „Das Glück der Unerreichbarkeit“ schreibt, wollen wir immer und überall am Strom der Informationen angeschlossen sein. Keine Nachricht ist unwichtig genug, als dass wir sie nicht doch wissen wollen. Keine Absprache zweitrangig genug, dass wir nicht ins Cc gesetzt werden wollen. Wie hieß es doch beim Skat so schön: „Wer schreibt der bleibt.“ In heutiger Zeit vielleicht: „Wer online ist lebt.“ Doch nicht erst die Umfrage des Henley Management College führt uns deutlich vor Augen wohin das gehen wird. Wir werden unter der Wucht des Informationsflusses ersaufen oder wir ändern uns. Vielleicht wäre anpassen die bessere Bezeichnung. Denn ob wir es nun gut finden oder nicht, die Dinge sind in der Welt und wir müssen mit ihnen angemessen umgehen können. Der auf Büttenpapier handgeschriebene Brief, persönlich zugestellt, kommt nicht wieder.

Ändern, schön und gut. Aber wie? Indem wir uns ein paar grundsätzliche Gedanken machen und diese dann konsequent anwenden.

Hier nun einige Anregungen die mir zum Umgang mit Email + Co. einfallen.

1. Wir sollten uns über ein paar grundsätzliche Punkte im klaren sein.
A. Ich kann und will nicht alles wissen.
B. Daraus erwächst mir kein Nachteil.
C. Was ich wissen muss, werde ich wissen.
D. Mein Verhalten hat für niemanden Nachteile.

2. Wir sollten für unsere Umgebung Regeln aufstellen.
A. Wenn etwas wirklich dringend ist (Notfall) und wir es erfahren müssen, dann nur telefonisch.
B. Sorgen wir dafür, dass wir nicht mehr ins Cc gesetzt werden. Wir stellen uns ja auch nicht auf den Flur und hören Gesprächen zu, deren Inhalt wir nicht zwingend erfahren müssen.
C. Versprechen wir, dass wir spätestens innerhalb von 24 Stunden jede Emailanfrage beantworten. Zu den Antworten zählt auch die Abwesenheitsnotiz.

3. Wir entscheiden ob wir zur Gruppe der „Tagfertigen“ oder „24Stünder“ gehören wollen. Erstere beantworten alle Emails bis zum Ende ihres Arbeitstages. Letztere alles innerhalb von 24 Stunden.

4. Wir schalten alle Signalisierungsprogramme („Sie haben eine neue Mail“) ab. Diese lenken uns, falls wir am PC sitzen, von der aktuellen Tätigkeit ab.

5. Zu Arbeitsbeginn öffnen wir unser Postfach und verschaffen uns einen Überblick (Betreffzeilen) über das was reingekommen ist. Aber beantworten werden wir keine Email. Das wiederholen wir am Abend.

6. Zum Abend hin bearbeiten (beantworten) wir alle Emails in der Reihenfolge ihres Einganges.

Jetzt ist nur noch die Frage zu klären, was wir mit der gewonnen Zeit anfangen. Wie wäre es damit mal wieder Zeit mit jemand zu teilen und ganz altmodisch ein wenig von Angesicht zu Angesicht zu plaudern. So wie ich (RS) es mit einem Digital Native aus meinem familiären Umfeld getan habe.

RS: Und, hast du meine Mail erhalten?
Ja, wieso?
RS: Na ja, du hast nicht geantwortet.
Aber das war die Antwort.

Wie ich die Gespräche mit den  Ureinwohnern des digitalen Zeitalters liebe.