Früher war alles anders, ob es besser war sei mal dahingestellt. Da saßen die Gesprächspartner noch an ihrem berühmten Platz. Und wenn man zwischen 12.00 und 13.00 anrief, dann waren Herr oder Frau Müller zu Tisch. Alles ging seinen geregelten Gang.

Diese Zeiten sind längst vorbei. Flexibilisierung, größere Einheiten, Verantwortlichkeiten, die sich über mehrere Standorte verteilen, zwingen viele Mitarbeiter zu hoher Mobilität. Sie sind einfach nicht mehr so oft an „ihrem Platz“ und daher nur schwer zu erreichen. Ist auch eigentlich kein Problem, es gibt ja E-Mail.

Kein gutes Beispiel

14.00 Uhr, die Besprechung ist beendet. Bevor man zum nächsten Termin startet, geht es schnell an den PC, Mailprogramm geöffnet und in kurzen Sätzen eine Anfrage formuliert und mit einem Tastendruck versandt. Klasse! Ein weiterer Punkt abgearbeitet.

Nächster Tag 09.00 Uhr. Mailprogramm geöffnet und weit und breit keine Antwort auf die Anfrage vom gestrigen Tag. OK, wahrscheinlich hatte der Empfänger der gestrigen Mail bisher noch keine Zeit zu antworten. 12.00 Uhr. Immer noch keine Nachricht. Es kommt auch keine Abwesenheitsnotiz, die auf Urlaub oder ähnliches schließen ließe. 16.00 Uhr. Erste Gefühle von Verärgerung schleichen sich ein. 18.00 Uhr. Kurze Nachfrage per Mail, wo die Antwort bleibt. Ab nach Hause.

Geschlagene 5 Tage vergehen, dann treffe ich besagten Mitarbeiter auf dem Flur. Dort erklärt er mir freudig, dass mein Anliegen jetzt gelöst werden könnte.

So könnte es gehen

Der Tag beginnt mit dem Sichten der Mails.

Eingehende Mails sollten in Unterordner sortiert werden, damit das Postfach nicht unübersichtlich wird.

Schnell zu erledigende Mails, sollten sofort bei Durchsicht beantwortet werden.

Mails mit höherem Aufwand sollten später erledigt werden.

Alle Mails eines Tages sollten am Ende des Tages beantwortet sein.

Sollte das nicht möglich sein, erhalten die Betreffenden eine kurze Mitteilung darüber.

Für Abwesenheit ist eine Notiz zu hinterlegen, die Auskunft gibt wie die Mail bearbeitet wird.

Gleiches gilt für die Urlaubszeiten.

Nichts begeistert Menschen nachhaltiger als kurze Reaktionszeiten. Das sollte bedenken, wer mit Mails arbeitet.