Zwei Teilnehmer schauen versonnen auf ihre Unterlagen. Drei weitere machen einen interessierten Gesichtsausdruck und fragen stillschweigend was sie hier machen. Der Rest verfolgt das Geschehen routiniert teilnahmslos. Es ist die Rede von der wöchentlichen Abteilungsbesprechung.

Besprechungen machen einen großen Teil des Arbeitsalltages von Führungskräften aus. In der europäischen Union sind das zurzeit rund 50%. Man sollte meinen, dass bei diesem hohen Grad der Beanspruchung mit dem Instrument Besprechung bewusst und Ressourcen schonend umgegangen wird. Das nackte Gegenteil scheint der Fall zu sein.

Statt auf zielgerichtete, in ihrer Dauer auf kürze angelegte Besprechungen zu setzen, werden sie oft thematisch überladen. So werden z.B. Personen an einen Tisch geholt und Themen besprochen, die ein Drittel der Beteiligten entweder gar nicht oder zurzeit nicht betreffen. Als Ergebnis sitzen sie Zeit ab, die sie an anderer Stelle gut gebrauchen könnten. Entsprechende Verhaltensweisen wie gutgelauntes nicht zur Kenntnis nehmen oder interessiert freundliches Überhören ist in so einer Situation an der Tagesordnung.

Zaghafte Versuche den Sinn und Zweck, seit langem eingeführter Besprechungen, zu hinterfragen haben viele gewagt und schon manche teuer bezahlt. „Das ist auch für sie hier sehr wichtig“ oder der Hinweis darauf bitte konstruktiv zu sein, erzeugen bei vielen eher die Haltung – Augen zu und durch, jede auch noch so nutzlose Besprechung endet ja schließlich auch irgendwann einmal. Letztlich jedoch eine wirtschaftlich teure und vom Ergebnis wenig attraktive Lösung.

Dabei ließe sich mit ein paar einfachen Regeln hier viel verbessern.

A. Zunächst sollte sich die Führungskraft fragen:

1. Welche Art von Besprechung ist die angemessene?
2. Wenn das entschieden ist, dabei bleiben.
3. Keine Vermischung von unterschiedlichen Besprechungen.
4. Sie dauert nur so lange, bis der Ausgangspunkt geklärt ist.
5. Es wird keine zweites Thema diskutiert.
6. Besprechungen enden mit einer kurzen Zusammenfassung.

B. Einige Arten von Besprechungen

Es gibt Besprechungen, in denen man Erklärungen formuliert, die Veränderungen im
Unternehmen betreffen. Damit diese Besprechung effektiv ist, wird sollte sie sich nur auf die Erklärung und die Diskussion beschränken.

Es gibt Berichtsbesprechungen. Hier wird nichts anderes als der Bericht diskutiert.

Es gibt Besprechungen, die von der Führungskraft zur Informationsgewinnung einberufen werden. Hier hört die Führungskraft zu, stellt Fragen, enthält sich aber längerer Wortbeiträge oder gar Präsentationen.

Neben diesen gibt es eine weitere Formen die alle den gleichen Ansatz verfolgen: Keine Mehrfachbelegung von Besprechungen. Handelt man nach diesem Grundsatz, lassen sich viele Besprechungen fokussieren, verkürzen und mit den richtigen Leuten, zur richtigen Zeit besetzen. Frust und rausgeworfene Lohnkosten werden erheblich verringert.